Muito já se falou sobre este assunto, no entanto, ao que tudo indica, o problema continua. Eu fiz questão de colocar as Redes Sociais e citar o Facebook no título desta matéria, porque mesmo fazendo parte do grupo de mídias sociais, ele vem conquistando uma expressão tão grande que é importante tratarmos dele à parte.

Mas antes de falarmos sobre a utilização das redes sociais nas empresas, vamos entender melhor quais são essas redes, a evolução delas, suas forças e como estão posicionadas hoje.

 

É importante perceber que, há pouco tempo, as redes mais famosas e mais acessadas eram a dupla Orkut e Messenger. Hoje em dia eles estão dando lugar ao Facebook e ao Twitter. E agora mais recentemente, para complicar ainda mais o cenário, vimos o lançamento do Google Plus, ou Google +.

Eu costumo dizer que o Twitter é como um rádio, que mostra em tempo real o que os seus comentaristas (aqueles que você escolheu seguir) estão dizendo. Quando você escolhe quem seguir, está selecionando a programação que irá passar no seu Twitter e, como em um rádio, as “notícias” ou comentários vão passando, só que em vez de ouvir, você lê.

Voltando a falar da dupla antiga, o Messenger ainda continua forte em muitos lugares, mas a cada ano vem perdendo espaço. Já o Orkut também tem perdido muita força. E já até vimos o Facebook ultrapassar oficialmente o Orkut aqui no Brasil, transformando-se na principal plataforma de mídia social dos brasileiros.

Então, se já tínhamos um problema antes com o Orkut e o Messenger, este problema aumentou ainda mais agora com o Twitter e o Facebook, sendo que este último, diferentemente do Orkut, oferece uma plataforma bastante rica para relacionamento, pois conseguiu reunir toda a rede de amigos que estava no Orkut, as mensagens instantâneas que estavam no Messenger e a sensação de notícia quentinha, como que num rádio, que o Twitter passa.

É por isso que o Facebook está roubando tanto a atenção de todos e ganhando tanto espaço. Ele não só publica em tempo real o que sua rede de amigos está falando ou fazendo, mas permite ainda que outros amigos curtam, comentem e participem ativamente. Esse alto dinamismo cria um ambiente muito atraente, que se transforma numa teia que vai nos enroscando e prendendo muito mais do que gostaríamos.

No entanto, se você está na sua casa e optou por gastar seu tempo nisso, tudo bem. O problema é quando isso começa a roubar suas horas de trabalho e, pior ainda, é quando isso começa a roubar as horas de trabalho dos seus funcionários.

Se você é gestor em uma empresa onde seus colaboradores trabalham fundamentalmente com computador e Internet e percebe que eles estão perdendo horas de trabalho nas mídias sociais, você tem um problema e precisa se posicionar perante ele.

Como então controlar seus funcionários quanto às redes sociais e principalmente ao Facebook? O que fazer?

Vejamos algumas possíveis soluções:

A mais simples e já adotada por muitas companhias é fechar totalmente o acesso ao Facebook e aos outros sites de relacionamento. Isso é relativamente simples para a maior parte das empresas de médio e grande porte. Basta configurar o bloqueio do acesso aos endereços dessas redes em seus roteadores ou servidores e pronto. Vale lembrar que quem opta por isso deve fechar também sites redirecionadores, que permitem o acesso das redes sociais através deles. A vantagem dessa atitude é que você realmente fará com que seus funcionários não percam tempo valioso com assuntos não relacionados ao trabalho. A desvantagem é que você poderá prejudicar um pouco o clima organizacional com a falta de conversas sobre novidades e sobre o que anda acontecendo por aí, nesta época em que todo mundo fica sabendo e comentando de tudo, na hora dos acontecimentos, o que poderá deixar alguns de seus colaboradores insatisfeitos, podendo também prejudicar um pouco a atratividade da empresa.

Outra solução é deixar que eles acessem livremente esses sites e que se estabeleça na empresa uma cultura de responsabilidade e bom senso na navegação em redes sociais. No entanto é importante deixar claro que isso é muito difícil e o que acontecerá é que alguns até conseguirão administrar bem esta liberdade, mas outros não. Infelizmente bom senso não é “senso comum” e, por isso, corre-se o risco de muitos colaboradores não entenderem os limites desta liberdade e acabarem prejudicando seu desempenho na companhia. A vantagem é que a empresa provavelmente deixará os colaboradores felizes com esta decisão e, ainda, se for uma empresa onde a criatividade seja algo importante, este canal de comunicação aberto ajudará a criar um ambiente mais descontraído, sem tantas regras e limitações, o que poderá ajudar no poder criativo e produtivo de muitos deles. A questão nesse caso é saber os limites do uso e até onde as redes sociais podem ajudar ou atrapalhar no desempenho durante o dia de trabalho de cada cargo específico.

Outra maneira de abordar este problema é abrir o acesso em horários específicos como antes do início da jornada de trabalho, na hora do almoço e após o expediente. Esta também tem sido uma opção utilizada por várias empresas. A vantagem é que desta maneira a empresa consegue fazer com que os colaboradores fiquem focados no trabalho, mas também não se sintam totalmente “isolados do mundo digital”, pois podem acessar seus perfis nos horários permitidos pela empresa. Porém, como tudo tem seu lado bom e seu lado ruim, com este procedimento outras coisas podem acontecer, como por exemplo o excesso de horas extras que podem se acumular por causa do horário de saída tardio ou antecipado. Ou seja, o funcionário chega mais cedo ou sai mais tarde apenas para acessar suas redes sociais, e este período acaba sendo contabilizado como horário de trabalho. Nesse caso, é importante deixar claro a todos os colaboradores que eles serão pagos apenas pelas horas de trabalho e que, caso fiquem na empresa além do necessário para acessar esses sites, esse tempo não contará como horas de trabalho.

Por fim, outra opção é adicionar horários de pausa durante o expediente, compondo com a solução anterior, para aliviar o uso excessivo antes e depois do expediente, liberando o acesso apenas nesses momentos de descontração e relaxamento, algo em torno de 15 minutos por período. O horário da pausa é uma boa saída também para resolver outro problema, que é daqueles que fumam, pois ajuda a oferecer igualdade de período de relaxamento a todos os colaboradores, tanto aos que fumam quanto aos que não fumam, permitindo também o acesso aos sites de relacionamento nestes horários. Dessa forma, os colaboradores focam em suas tarefas e se programam para acessar suas redes sociais apenas nos períodos permitidos.

Esta é uma solução que tem dado certo em algumas empresas, mas é necessário que a gerência tenha muito controle sobre os acessos de cada um dos colaboradores para que eles não “burlem” os períodos permitidos. Uma saída é desenvolver um sistema automático para liberar o acesso apenas durante esses períodos. Nestes casos há de se tomar cuidado também com os navegadores que acessam o serviço nos horários permitidos, mas por permanecerem logados, continuam com estes acessos nos períodos não permitidos. O departamento de TI dessas empresas deverão estar atentos a esse detalhe.

Outra solução é criar uma política de acesso diferenciada por nível hierárquico ou por departamento. Para alguns departamentos, o acesso às redes sociais pode ser muito importante, enquanto para outros pode ser totalmente supérfluo e desnecessário. Imagina-se também que, quanto mais alto o nível hierárquico, maiores as responsabilidades deste colaborador e maior também pode ser sua liberdade de ação, bem como a possibilidade de acesso às notícias. Uma possibilidade é criar uma política que permita o acesso apenas para quem precisa ou para quem saberá usar com responsabilidade. Caso você decida utilizar esta forma, lembre que é muito importante ficar muito claro, para todos, os motivos que darão direito a uns e não darão direito a outros. Evite abrir para alguns colaboradores e fechar para outros do mesmo nível hierárquico ou do mesmo departamento, pois isso poderá gerar um sentimento de exclusão e desagregar o time.

Em resumo, essa nova realidade é um assunto que deve ser tratado com atenção, sabendo de antemão que não haverá um modelo perfeito que agrade totalmente tanto aos funcionários quanto à empresa. Em todos eles há prós e contras. O importante é que os gestores conheçam sua equipe, o estilo da sua empresa e o perfil dos funcionários, de modo a construir uma política alinhada com os dias de hoje e que seja adequada à empresa, equilibrando o clima organizacional, o rendimento dos colaboradores e os interesses da companhia.

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