O setor de Recursos Humanos é um dos alicerces das grandes empresas. Sobre esta equipe de profissionais recaem as responsabilidades de realizar contratações de colaboradores de qualidade para os times, treinar e desenvolver as equipes e apoiar na gestão do capital humano, auxiliando na solução de conflitos e realizando pesquisas internas de clima organizacional. Algumas equipes de RH são até mesmo responsáveis por oferecer benefícios com empresas parceiras e atividades para o bem-estar do público interno.
As atribuições são inúmeras e, geralmente, demandam uma equipe robusta, com um orçamento expressivo — tudo o que um investidor não quer ouvir quando busca redução dos investimentos, maximização dos lucros ou quando a economia está passando por turbulências que deixam o mercado instável. Então, como montar um setor tão importante sem investir muitos recursos e, principalmente, sem perder a qualidade? Exatamente buscando dar uma luz à resolução desta complicada equação que preparamos um guia sobre como montar um excelente RH com poucos recursos! Desejamos a você uma ótima leitura!
Otimizando a jornada de trabalho
Com tantas tarefas, não é raro encontrar profissionais de RH sobrecarregados e com o banco de horas transbordando horas extras. Mas, ao otimizar a jornada de trabalho da equipe de Recursos Humanos, há um ganho considerável tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Quando a equipe não está atolada de ações, demandando expedientes maiores, a empresa não precisa custear complementações salariais dos profissionais devido a horas extras e não ocorre a elevação dos gastos básicos da empresa, como água e luz.
Tendo menos estresse e realizando suas atividades dentro de seu horário base, o profissional terá mais tempo para se dedicar aos seus familiares, amigos e até mesmo a especializações do interesse dele.
Para efetivamente otimizar a jornada de trabalho da equipe de RH, a empresa deve atuar, principalmente, na reformulação dos processos internos do setor, buscando reduzir o tempo necessário para o desenvolvimento das demandas. Isso pode ser feito com o estudo do fluxograma do Recursos Humanos, identificando e analisando os gargalos no transcorrer das rotinas do setor.
A receita é simples: identifique os pontos problemáticos, repense as fases do processo, implemente as melhorias necessárias, automatize os sucessos e, finalmente, monitore constantemente, inclusive os possíveis novos pontos de gargalo.
Estes pontos problemáticos, geralmente, são facilmente amenizados e até solucionados com a inserção de recursos tecnológicos, como ferramentas de gerenciamento de projetos e softwares de fluxo de tarefas.
Reduzindo custos através da melhoria de treinamentos
Um dos segredos para tornar o setor de Recursos Humanos e todo o restante da empresa mais eficaz é consolidar a cultura do treinamento e aprimoramento profissional. Com profissionais mais preparados, a execução dos projetos tende a ocorrer de forma mais assertiva, evitando retrabalhos e insatisfação, tanto interna (desmotivação dos colaboradores, que gera baixa performance profissional), como externa (má avaliação dos produtos e serviços oferecidos aos clientes, que acarreta no declínio do faturamento).
Trata-se, portanto, de um raciocínio demasiadamente lógico de primeiro plantar para, então, colher: investir um pouco no público interno para, então, ter retornos mais expressivos.
Para que a cultura do treinamento e, principalmente, a valorização deles, seja incorporada à rotina da empresa, é de suma importância que ela tenha seu start justamente no setor-chave: o Recursos Humanos. Se você não treina e aprimora os seus profissionais de RH, as tentativas deles em propagar essa cultura para o restante da organização terão grandes chances de insucessos.
Portanto, aplique aquela máxima: “a mudança deve ser feita de dentro para fora”. Invista em treinamentos externos para a sua equipe de RH. E, caso exista mais de um profissional na equipe, tornando inviável oferecer o aperfeiçoamento terceirizado para todos, eleja um colaborador do setor que será treinado e responsável por compartilhar o conhecimento adquirido entre seus pares.
Como evitar a alta rotatividade dos funcionários?
Talvez o maior desafio de qualquer equipe de Recursos Humanos seja justamente propor e desenvolver ações que atraiam e retenham talentos, minimizando o turnover de colaboradores. Para atingir estes objetivos, o RH tem uma gama de ferramentas e estratégias que pode adotar, dependendo do perfil estratégico do setor e dos interesses da organização.
Tais ferramentas e estratégias podem ser utilizadas desde os processos de recrutamento e seleção, que servirão para apurar a contratação dos colaboradores, até ao desenvolvimento de ações que melhorem o clima organizacional e promova o engajamento dos colaboradores. A seguir, serão abordados alguns dos principais pontos que, ao serem aplicados com sucesso, reduzirão as rotinas da equipe de Recursos Humanos, deixando-a focada em ações mais estratégicas e, até mesmo, possibilitando uma redução da equipe de RH, sem prejudicar a qualidade das ações do setor:
Aperfeiçoamento do processo seletivo
Quando os processos de recrutamento e seleção contam com ferramentas de análise mais profunda, como o perfil comportamental, a contratação tenderá a ser mais assertiva, evitando decepções com a rotina de trabalho ou o comportamento do novo componente da equipe.
Portanto, pesquise as melhores ferramentas do mercado, inclusive softwares de gestão de seleções, para que as novas contratações não convertam rapidamente em desligamentos.
Definição de um plano de carreira
Assim como toda organização quer evoluir e crescer perante o mercado, os colaboradores que a compõem também querem evoluir profissionalmente. Para tanto, a definição de um programa de promoções e/ou um plano de carreira é importante para manter a motivação das equipes e as estimular na superação de metas.
Estude o mercado e analise as melhores práticas das empresas do mesmo segmento, alinhando aos interesses estratégicos da organização e validando com a diretoria um plano de desenvolvimento profissional que fará seus colaboradores se sentirem desafiados a ampliar o sucesso da empresa.
Reciclagem constante
Ao desenvolver a cultura do aperfeiçoamento profissional constante, como já citado anteriormente, seus colaboradores permanecerão atualizados e aptos a entregar resultados cada vez melhores. O pensamento precisa ser simplista. Por exemplo: de que adianta um profissional de grande histórico de realizações comerciais com abordagem pessoal se o mercado sofreu mudanças e os clientes estão mais acessíveis virtualmente? Sem o desenvolvimento de novas competências, o profissional exemplar de ontem pode ser o sem sucesso e desmotivado de amanhã.
Análise de Clima organizacional
O bom e velho amigo dos profissionais de RH ainda tem muito o que oferecer às organizações. Cada vez mais consolidado e presente no entendimento das organizações, o capital humano é uma das bases de qualquer empresa e dele depende boa parte de seu sucesso.
Por isso é tão importante compreender as necessidades, percepções e preocupações dos colaboradores. Através da análise do clima organizacional, é possível ter importantes insights que direcionarão rearranjos internos para reter talentos.
Estímulo à cultura do feedback
O feedback é outra importante ferramenta que contribui com a retenção de talentos e reduz os gastos com processos de RH gerados pela rotatividade de profissionais. Estimular a cultura do feedback é promover a valorização do relacionamento interpessoal e consolidar a comunicação interna.
A partir do momento em que seus gestores, líderes e liderados usufruírem desta ferramenta, os percalços do dia a dia tendem a ser eliminados e o sentimento de equipe é reforçado na empresa. Mas, durante a consolidação da cultura do feedback, é importante policiar a prática para que ela não seja coibida por ações de retaliação diante de feedbacks negativos.
Política de salários e benefícios
A política de salários e pacote de benefícios de uma empresa costumam ser fatores decisivos para retenção de talentos. Apesar de também importante, não se pode deixar de frisar que nem sempre são os únicos fatores levados em conta para a permanência de um colaborador na empresa.
Há muitos relatos de profissionais que preferem ganhar menos para trabalhar em um ambiente agradável do que ter salários mais expressivos e serem constantemente expostos a situações de estresse devido a diversos valores.
É válido reforçar que estas são apenas algumas das principais ferramentas e estratégias para inibir a rotatividade de profissionais na organização. Caberá a sua equipe de RH analisar as mais adequadas opções para a cultura organizacional de sua empresa, visando os melhores resultados possíveis.
Planejamento da automação de processos manuais
Talvez este seja o ponto-chave para montar um excelente setor de Recursos Humanos com investimento moderado. Ao realizar a automação dos principais processos de RH, com o suporte de sistemas e softwares bem avaliados e de qualidade reconhecida pelo mercado, a sua empresa passará a contar com processos de qualidade padronizada, permitindo que os profissionais do setor direcionem seus esforços para atividades mais estratégicas.
Ao contratar um software de gestão integrada de processos de seleção, por exemplo, o profissional de RHterá, em pouco tempo e com mínimo esforço, uma seleção de candidatos com perfis mais apropriados à vaga divulgada, otimizando o processo de escolha, reduzindo o tempo de execução da demanda e eliminando a necessidade de retrabalho para em cerca de 90%.
Apesar da preocupação com relação ao investimento nos sistemas de automação de RH, a possibilidade de enxugar a equipe e ganhar tempo na execução das rotinas do setor proporcionam economia significativa e que tranquilamente justifica o investimento na implantação dos softwares.
Esta automação de rotinas é válida também para outros setores, como o Departamento Pessoal e suas atividades com folha de pagamento; o departamento Financeiro, com as rotinas de contas a pagar e a receber, reembolsos etc.; e até o setor jurídico, ao trabalhar com certificações digitais e documentos totalmente digitalizados.
A terceirização é uma opção viável?
A terceirização de setores das empresas tem sido cada vez mais comum. Em alguns casos, trata-se de uma excelente alternativa para otimizar o trabalho, melhorar a qualidade contando com o know-how da empresa contratada e, principalmente, reduzir os custos internos da organização, uma vez que se elimina uma série de impostos e obrigações tanto jurídicas como trabalhistas.
Contudo, terceirizar um setor da empresa demanda uma análise profunda, pois da mesma forma que traz benefícios, pode acarretar problemas.
As atividades de contratação e demissão de colaboradores já vem sendo terceirizadas há algum tempo. Existem empresas especializadas no segmento e, por atenderem a diversas organizações, acabam otimizando o investimento em seus processos e barateando o custo para a contratante.
No entanto, é preciso recordar que o Recursos Humanos é um setor chave das organizações, do qual são demandadas diversas e importantes ações que trabalham com a cultura organizacional e o modelo de administração da sua empresa. Portanto, ao analisar a possibilidade de terceirizar as rotinas de RH da sua empresa, pondere os prós e contras e tenha em mente que o capital humano é um dos maiores tesouros de sua organização.
Assim, é preciso ter um profissional alocado internamente e que esteja engajado com o sucesso do seu negócio. Tal profissional pode ter uma atuação mais estratégica dentro da empresa, deixando as demais rotinas pertinentes à equipe de Recursos Humanos (como seleção, treinamento e demissão) sob a responsabilidade da empresa terceirizada.
Como apresentamos ao longo desse artigo, é perfeitamente possível estruturar um setor de RH com poucos recursos, mantendo a excelência dos serviços sob a responsabilidade desta equipe que é tão importante para uma empresa!
Para isso, basta usufruir das diversas ferramentas com as quais os profissionais de Recursos Humanos podem contar para otimizar o tempo, imputando maior qualidade na realização de suas rotinas e possibilitando suporte aos demais profissionais a desenvolverem maior performance e conquistarem maior retorno financeiro para a empresa. Tudo depende de um bom planejamento e a adequada execução!
Fonte: RHPortal