Em 1918, Charles M. Schwab era um dos homens mais ricos do mundo. Na época, ele era presidente da Bethlehem Steel, maior empresa de construção naval e a segunda maior produtora de aço dos Estados Unidos.

Procurando aumentar a eficiência do seu time de trabalho, Schwab decidiu ir atrás de alguém que pudesse melhorar a produtividade da sua equipe. Com isso em mente, ele agendou uma reunião com um respeitado consultor da época, Ivy Lee.

Lee era um homem de negócios que ficou conhecido por ter sido pioneiro na área de relações públicas. Quando Schwab lhe pediu ajuda, Lee respondeu: “me dê 15 minutos com cada um de seus funcionários”.

Durante os 15 minutos com cada executivo, Lee explicou seu simples método para conseguir maior produtividade na empresa. Ele é pautado por cinco passos, segundo a revista Fast Company.

1. No final do dia, escreva as seis coisas mais importantes que você precisa fazer no dia seguinte. Não escreva mais do que seis.

2. Priorize as seis tarefas em ordem de importância

3. No dia seguinte, concentre-se apenas no primeiro item. Trabalhe em cima dele até que você o conclua.

4. Continue dessa forma com os demais itens. No final do dia, coloque as tarefas não finalizadas para a próxima lista e faça uma nova com outros seis afazeres.

5. Repita o processo durante todos os dias de trabalho.

A equipe de Schwab fez a tentativa de realizar o método. Depois de três meses de teste, Schwab ficou encantado com o progresso da sua empresa. Como um método tão simples pode ser tão efetivo? O primeiro motivo é o fato de ser tão simples que realmente funciona. Emergências podem aparecer e distrair as suas tarefas, mas é importante se lembrar de ignorá-las sempre que possível, tratá-las quando necessário e voltar à sua lista de afazeres o quanto antes. Isso significa usar regras simples para lidar com situações complexas.

Além disso, o método força as pessoas a fazerem escolhas e tira a tensão de iniciar uma tarefa, já que as pessoas decidem o primeiro item da lista uma noite antes de realizá-lo. Esta estratégia te deixa pensando no assunto de modo que não seja tão difícil executá-lo. Por fim, ele exige que você foque em uma única atividade. É quase impossível ser ótimo em uma atividade se você está sempre se dividindo entre várias ao mesmo tempo. A produtividade é alcançada quando se tem foco e consistência. Fazer a tarefa mais importante em primeiro lugar é uma forma de ser mais produtivo.

Fonte: Revista PEGN