As reuniões são momentos importantes para que empreendedores e suas equipes possam tomar decisões. No entanto, os encontros podem ser um verdadeiro suplício para muita gente.

Às vezes, as reuniões demoram horas e servem para decidir nada. E, por consequência, a produtividade do time é bastante prejudicada. Um artigo, publicado no site da revista “Inc.“, traz truques para que as reuniões durem o tempo ideal e não atrapalhem o dia de ninguém. Veja:

1. Resolva tudo em 30 minutos
A dica se aplica muito bem a encontros com poucos participantes e uma pauta específica. Uma sugestão é usar uma contagem regressiva de 30 minutos. Acabou o tempo, acabou a reunião. Sem discussões. Com essa limitação, não há tempo perdido com conversas inúteis.

2. Anuncie o conteúdo da reunião
Antes de começar a falar, diga quanto tempo a reunião durará e que conteúdos serão abordados. Assim, você diminui a probabilidade de intromissões desnecessárias dos outros participantes.

3. Discuta apenas cinco pontos
Fique preso a esse número. Não alongue conversas que eventualmente surjam sobre pontos menos importantes. Se alguém sugere uma discussão realmente necessária, tire um dos cinco tópicos previamente escolhidos da pauta. Segundo o artigo, é improvável que você tenha seis assuntos emergenciais para resolver.

4. Fique em pé. Ou saia andando
Ao fazer uma reunião em pé, o encontro fica menos confortável. Em contrapartida, fica mais fácil manter o foco no que está sendo discutido. Assim, a tomada de decisões deve ser mais fácil. Se a reunião tem duas ou três pessoas apenas, outra ideia é discutir durante uma caminhada. A atividade física contribuirá para a manutenção do foco entre os participantes.

5. Sem anúncios
Reuniões, segundo o texto, normalmente não servem para anúncios. Claro que, em caso de uma mudança que afete a vida de todos, o ideal é que haja um anúncio conjunto. Mas isso pode ser feito, em muitos casos, por e-mail. Uma sugestão é fazer o informe antes da reunião e usar o encontro como uma oportunidade para debater novidades.

6. Faça paradas
Em reuniões mais longas, é essencial, de acordo com o texto, fazer paradas periódicas. Permita que os participantes possam se levantar, ir ao banheiro, tomar um café ou até mesmo se alongar. Assim, sua reunião fica menos maçante.

Fonte: PEGN 

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